Praktycznie każde wydarzenie łączy się z poczęstunkiem gości. To, jakie posiłki zostaną podane i w jaki sposób, zależy od szeregu czynników, które warto sprecyzować już w momencie składania zapytania ofertowego. Charakter imprezy, liczba gości i czas trwania to najważniejsze, ale nie jedyne informacje jakie mogą być przydatne przy komponowaniu menu.

fot. pgm holdings

Konferencja, bankiet, lunch firmowy, piknik, wieczorna impreza w klubie – posiłki serwowane podczas każdego z tych typów imprez rządzą się własnymi prawami. Gościom, którzy spędzają na konferencji kilka godzin, dobrze jest zaserwować w porze lunchu ciepły posiłek. Często podaje się wtedy dania kokilkowe, czyli takie, które można łatwo zjeść przy pomocy łyżki – np. boef strogonov czy węgierska zupa gulaszowa.

Jeśli na posiłek przeznacza się godzinę czy półtorej bezpośrednio po wydarzeniu (np. pokazie produktu), menu będzie wtedy miało charakter koktajlowy. Koktajl to przede wszystkim drobne formy – tartinki, mini-sandwiche, koreczki, śliwki w boczku, etc.

Z kolei bankiet wymaga już bardziej wystawnych, elegancko podanych potraw. – Podczas imprezy wieczornej, kiedy podawany jest także alkohol, obok standardowych przekąsek koktajlowych dobrze sprawdzają się kwaśne zupy, takie jak żur czy barszcz – mówi Jacek Biernat, prezes Catering „Irena”.

W lokalu czy w plenerze?

Na charakter imprezy wpływ ma oczywiście miejsce, gdzie ma się ona odbyć – czy będzie to impreza plenerowa, czy też odbędzie się w biurze lub w wynajętej sali? W przypadku imprezy plenerowej pracownicy przychodzą zwykle w luźnych, sportowych strojach a atmosfera jest niezobowiązująca. Królują wtedy potrawy z grilla i bufet sałatkowy. Na piknikach wraz z rodzicami często pojawiają się dzieci. Oprócz dodatkowych atrakcji, dobrze jest zorganizować dla nich oddzielny bufecik z lekkimi, owocowymi i zabawnie podanymi potrawami niewielkich rozmiarów. W bufecie dziecięcym znajdą się więc wszelkiego rodzaju naleśniki, mini-szaszłyki, mini-pizze, babeczki, bałwanki serowe, a także napoje, ciastka i lody.

Ważny wiek

Rodzaj menu i sposób podania potraw zależy także od wieku osób, dla których organizuje się imprezę. Młodzi nie lubią rzeczy tłustych, preferują nowoczesną, lekką kuchnię. Smakują im także wszelkie musy, sorbety, zaś podawana kawa powinna być rozpuszczalna lub z ekspresu. Z kolei osoby w średnim wieku piją kawę sypaną, a menu komponowane dla nich powinno być przystępne, bez nieznanych potraw takich jak sushi czy owoce morza. – Ważny jest także gust zapraszanych gości i przyzwyczajenia kulinarne wszelkich gości międzynarodowych, bo niektóre kultury wykluczają spożycie pewnych typów dań, głównie mięsnych – mówi Małgorzata Luboń z działu organizacji firmy cateringowej duEnde. Jeśli organizator preferuje jakiś konkretny rodzaj menu, w związku np. z tematycznym charakterem imprezy, warto to również zaznaczyć w briefie.

Stojąc czy siedząc?

Forma przyjęcia – stojąca czy zasiadana – zależy głównie od dostępnej przestrzeni i liczby gości. Jeśli gości jest dużo, przy ograniczonej przestrzeni trzeba zdecydować się na formę stojącą. Na jednego gościa przewiduje się wtedy ok. 0,6 mkw powierzchni. Forma zależy także od charakteru samej imprezy. Przyjęcie na stojąco, koktajlowe, ma to do siebie, że nie przypisuje gościa do konkretnego miejsca. Ma on zatem większą dowolność zarówno w doborze towarzyszów dyskusji, jak i tempa czy sposobu spożywania potraw. Koktajl jest odpowiednią formą także wtedy, gdy goście nie pojawiają się jednocześnie, a firmie zależy na luźniejszej atmosferze bądź integracji gości. Z kolei przyjęcie zasiadane jest już bardziej formalne i eleganckie, powoduje też przywiązanie gościa do danego miejsca przy stole.

fot. skirball cultural center

Na własne oczy

Kiedy firma cateringowa dysponuje już informacją o liczbie gości, miejscu i czasie trwania imprezy, jej charakterze, formie i rodzaju preferowanych potraw, przeprowadza tzw. wizję lokalną. Pracownik firmy cateringowej sprawdza wtedy przede wszystkim przyłącza prądu i wody, poznaje kolorystykę wnętrza i możliwości aranżacji przestrzeni. Czy poczęstunek w biurze powinien odbyć się w sali konferencyjnej czy na korytarzu? Czy stoły szwedzkie ustawić na środku sali czy pod ścianą? Jak dopasować dekoracje do charakteru wnętrza? Jeśli nie ma zaplecza technicznego, firma wydzieli je sama poprzez osłonięcie parawanem czy kurtyną. Trzeba też sprawdzić, czy jest winda, którą sprzęt i potrawy można będzie wwieźć do wyżej położonej sali. Ważny jest także parking. Samochody dostawcze powinny móc dojechać jak najbliżej zaplecza w taki sposób, by nie kolidować z toczącą się już zwykle imprezą.

- Dodatkowo podczas wizji lokalnej ustalane są takie szczegóły jak numery rejestracyjne samochodów dostawczych, lista osób z obsługi, a także godzina, o której firma cateringowa może wjechać na teren obiektu i rozpocząć rozstawianie sprzętu – mówi Elżbieta Zielonka, dyrektor Agencji Cateringowej Party. W przypadku imprez wewnętrznych, organizowanych dla pracowników, niektóre firmy cateringowe wysyłają pracownika także do siedziby zleceniodawcy. Poznanie atmosfery panującej w firmie i specyfiki zatrudnionych w niej osób pozwoli dostosować menu do specyficznych potrzeb organizatora imprezy.

Nawet w głuszy

Firmy cateringowe zgodnie twierdzą, że profesjonalny catering można zorganizować praktycznie w każdym miejscu, nawet w środku lasu. Jeśli w danym lokalu lub w plenerze nie ma przyłączy prądu, firma zwykle dysponuje własnym agregatem prądotwórczym, który zapewni pracę urządzeń takich jak dystrybutory, rollbary do piwa, zamrażarki, lodówki do napojów i chłodziarki, w których przechowuje się zapasy mięs i innych produktów np. na grilla. Dobrze sprawdza się także samochód chłodniczy, który zaparkowany na tyłach obiektu służyć może jako magazyn. Jeśli do obiektu nie jest doprowadzona woda, firmy cateringowe posługują się odpowiednio oznakowanymi baniakami z wodą przeznaczoną do celów sanitarnych. – Wystarczy miejsce i pomysł, a wszystko da się zorganizować – twierdzi Jacek Biernat.

Realizacja

Po wizji lokalnej, zleceniodawcy prezentuje się zwykle kilka ofert do wyboru, po czym następuje proces realizacji zlecenia. Z reguły najpierw dowozi się sprzęt i dekoracje – oczywiście im wcześniej, tym lepiej, bo firma cateringowa będzie miała więcej czasu na rozwiązanie ewentualnych problemów pojawiających się w toku realizacji. O określonej godzinie przywozi się przygotowane zwykle w centrali jedzenie. W nielicznych przypadkach posiłki przygotowuje się na miejscu – np. grill podczas pikniku. Obsługa bieżąca imprezy to przede wszystkim praca kelnerów, niezbędna podczas większości wydarzeń. Kelnerzy serwują niektóre potrawy, dbają o porządek podczas przyjęcia, zbierają brudne naczynia, dostawiają czyste, uzupełniają termosy i dzbany z napojami, sprawdzają, czy nie brakuje cukru, sosów, pieczywa, wędlin. Podczas bankietu na jednego kelnera przypada obsługa ok. 15-30 gości. Jeśli przyjęcie organizowane jest dla niewielkiego grona osób, np. w formie business lunchu, obecność kelnera może być krępująca. Wtedy firma jedynie dostarcza posiłek i nakrywa do stołu, a rolę kelnera przejmuje np. asystentka gospodarza.

fot. Tokyo Space Club/Corbis

Wielkie sprzątanie

Nieodzownym elementem usługi cateringowej jest sprzątanie. Oprócz opróżnienia sali i wywiezienia naczyń do umycia w centrali, firma przeprowadza segregację śmieci. Jest to jednym z warunków uzyskania certyfikatów jakości ISO czy HACCP. Podczas takiej segregacji znaleźć często znajduje się sporo zagubionych przez gości przedmiotów – zegarków, telefonów.

Im wcześniej, tym lepiej

Firmy cateringowe różnią się pod kątem preferowanych terminów przyjmowania zapytań ofertowych. Niewielką imprezę dla kilkudziesięciu osób można przygotować już w 2-3 dni. Większą, dla kilkuset gości, trzeba przygotowywać tydzień, a czasem nawet miesiąc. Ponieważ catering jest elementem, który często decyduje o zadowoleniu gości z imprezy, warto rozpocząć przygotowania na tyle wcześnie, by firma cateringowa miała wystarczająco dużo czasu na zrealizowanie naszych kulinarnych pomysłów.

Problemy w branży

Jak każda branża, również branża cateringowa ma swoje problemy. Zdaniem Elżbiety Zielonki, trudno sobie poradzić z ucieczką wykwalifikowanych kucharzy za granicę, głównie do Anglii. W okresie wakacyjnym wielu z nich wyjeżdża, niewielu zaś decyduje się potem na powrót, głównie ze względu na znacznie lepsze zarobki. Z kolei Artur Nowak, operation manager Catering’99 zwraca uwagę na problemy z pośrednikami. – Zdarza się, że firma zleca agencji przygotowanie imprezy dla 600 osób, a agencja zamawia u nas catering dla 400 gości bo spodziewa się, że tylko tylu się pojawi – mówi Nowak. – Jeśli zaś zjawi dwa razy tyle osób, bo np. jest to impreza plenerowa, wtedy wizerunkowo uderza to nie w agencję tylko w nas, bo wszyscy się skarżą, że zabrakło tego czy tamtego dania – dodaje.

„Kuchnia delikatnieje. Pojawia się więcej sałatek, okraszonych lekkimi sosami jogurtowymi i winegret, odchodzą sosy na bazie majonezu. Znika wołowina, króluje natomiast drób. Panuje moda na delikatne zupy rosołowate – grochówki i fasolówki już się nie podaje. Odchodzi się także od galaret. W zapomnienie odchodzą też napoje gazowane – pija się soki i niegazowaną wodę. Pojawiają się zapytania o sushi, wzięciem cieszą się owoce morza. Widać też wielki powrót stołów wiejskich – kaszanek, bigosów, salcesonów, nadal lubimy także pierogi. Podaje się coraz więcej grillowanych warzyw, popularne są także owoce. W deserach pojawia się trend do lekkich musów – tiramisu, musy owocowe, czekoladowe, waniliowe. Coraz mniej jest przyjęć zasiadanych, dominuje szwedzki stół. Duży nacisk kładzie się na wystrój i dekoracje, zdaniem niektórych nawet większy niż na same potrawy.”

Elżbieta Zielonka, dyrektor Agencji Cateringowej Party
Jacek Biernat, prezes Catering Warszawa „Irena”