Etap 1 – Brief

Brief powinno się dostarczyć firmie cateringowej ok. miesiąca przed planowaną imprezą. Informacje zawarte w briefie powinny dotyczyć następujących kwestii:

1. Wiek osób, dla których robimy imprezę jest ważny o tyle, że determinuje składniki menu i sposób podania potraw:

osoby młode: raczej nie będą jadły rzeczy tłustych, takich jak boczek i karkówka. Do picia preferują soki i niegazowaną wodę mineralną, lubią także sorbety. Kawa powinna być z ekspresu lub rozpuszczalna.

ludzie starsi i w średnim wieku: dla nich nie są atrakcją ani sorbety, ani wymyślne owoce morza, lubią raczej tradycyjną kuchnię. Kawa zdecydowanie powinna być sypana, nie rozpuszczalna.

dzieci: posiłki muszą być lekkie, owocowe i zabawnie podane, np. naleśniki, mini-szaszłyki owocowe, bałwanki serowe itp.

2. Miejsce – przede wszystkim czy ma to być impreza plenerowa, np. w ogrodzie czy parku, czy odbędzie się w wynajętej sali, czy też będzie miała miejsce w biurze. W przypadku imprezy plenerowej pracownicy przychodzą w strojach sportowych, weekendowych; dobrze sprawdzają się wtedy potrawy z grilla, a atmosfera jest raczej niezobowiązująca. Przyjęcie w biurze będzie z kolei bardziej eleganckie.

3. Pora dnia – najczęściej z usług firmy cateringowych korzysta się w jednej z trzech pór dnia:

11:30-13:00 – o tej porze najlepiej sprawdzają się lekkie przekąski, kanapki, babeczki, ciasta i owoce, ale również powinno się podać jednodaniową ciepłą przekąskę, np boef strogonov czy pieczarki w śmietanie.

16:00-16:30 – bezpośrednio po zakończeniu pracy, w porze obiadowej, goście z pewnością będą głodni, dlatego warto podać dania gorące. Jeśli przyjęcie będzie miało formę stojącą, najlepiej sprawdzą się zupy i ciepłe przekąski w postaci szwedzkiego stołu. Jeśli przyjęcie ma być zasiadane i w związku z tym potrwa dłużej, to można rozpocząć od zup i przekąsek, a potem podać drugie danie.

18:30-20:00 – to kolejny moment dnia, kiedy goście głodnieją i dobrze jest zaproponować im coś ciepłego. W tym wypadku ważniejszy od formy jest stopień „zakrapiania” imprezy. Jeśli będzie dużo alkoholu, dobrze sprawdzi się coś kwaśnego, np. żur czy barszcz. Jeśli impreza będzie raczej spokojna, wtedy podać można zupy delikatniejsze, np. bulion z lanymi kluskami.

4. Charakter imprezy

pokaz, launch produktu – na ogół na posiłek przeznacza się godzinę czy półtorej po pokazie. Preferuje się wtedy menu koktajlowe, np. kanapki, tartinki, ciastka, koreczki serowe, śliwki w boczku, etc.

uroczyste otwarcie lokalu – np. otwarcie nowego hotelu lub prezentacja nowej siedziby firmy. Takie przyjęcie będzie bardziej wystawne. Zależnie od rangi wydarzenia można wtedy przygotować bogatsze menu – np. łososie podane w całości na półmiskach czy nawet cały prosiak z rusztu. Menu powinno dobrze brzmieć i wyglądać, powinno robić wrażenie.

imprezy integracyjne – dobrze sprawdzają się wtedy potrawy z grilla, szczególnie jeśli impreza ma miejsce na wolnym powietrzu. Najlepiej zaserwować gościom kilka dań ciepłych i kilka przekąsek, a następnie desery i owoce.

5. Zasiadane czy koktajl

To, czy podczas jedzenia goście będą stać czy siedzieć zależy od wielu czynników, takich jak dostępna przestrzeń, charakter i cel imprezy, liczba gości itd. Przyjęcie szwedzkie (czyli stojące, koktajlowe) ma to do siebie, że nie przypisuje gościa do konkretnego miejsca, w związku z czym ma on większą dowolność zarówno w doborze towarzyszów dyskusji, jak i tempa czy sposobu spożywania potraw. Natomiast przyjęcie zasiadane powoduje przywiązanie do danego miejsca przy stole, wymaga większej elegancji i ograniczenia się w rozmowach do grona zasiadającego przy danym stole.

6. Menu

Jeśli firma preferuje jakiś rodzaj menu, dobrze jest zaznaczyć to w briefie. Jeśli nie – firma cateringowa przygotuje własne propozycje na podstawie informacji zawartych w briefie.

Etap 2: Wizja lokalna

Przed przygotowaniem oferty, firma cateringowa z reguły przeprowadza wizję lokalną. Wizja lokalna dostarcza odpowiedzi na pytanie, jak wykorzystać przestrzeń, którą dysponuje zleceniodawca. Jeśli poczęstunek ma być w biurze, to czy zorganizować go w sali konferencyjnej czy np. na korytarzu? Czy stoły szwedzkie ustawić na środku czy pod ścianą? Jak dopasować dekoracje do charakteru wnętrza?

Charakter imprezy: Jeśli organizujemy imprezę dla pracowników, warto zaprosić przedstawiciela firmy cateringowej do swojej siedziby. Zobaczy, jacy ludzie pracują w firmie, jaka panuje w niej atmosfera – może to bardzo pomóc w przygotowaniu menu i dostosowaniu go do specyficznych potrzeb.

Przyłącza

Prąd: czy jest gdzie podłączyć prąd? Ile metrów okablowania będzie konieczne? Urządzenia wymagające prądu to nie tylko bemary (które zresztą równie dobrze mogą być podgrzewane specjalnym paliwem), ale przede wszystkim zamrażarki z lodem, lodówki do napojów i chłodziarki, gdzie podczas imprezy plenerowej przechowywane są zapasy mięs i innych wyrobów np. na grilla, a także dystrybutory i rollbary do piwa. Jeśli nie ma przyłączy prądu, firma cateringowa dysponuje zwykle własnym agregatem prądotwórczym. Na imprezę plenerową można też wypożyczyć samochód-chłodnię z agregatem, który zaparkowany na tyłach budynku służy za magazyn.

Woda: zgodnie z przepisami podczas imprez konieczna jest bieżąca woda. Jeśli brak jest takiego przyłącza, równie dobrze sprawdzają się baniaki z wodą przeznaczoną do celów sanitarnych.

Zagospodarowanie przestrzeni: Chodzi nie tylko o to, czy samochód dostawczy bez problemu przejedzie przez bramę i czy w pobliżu jest wystarczająca liczba miejsc parkingowych.

Wielkość miejsca: Jeśli miejsca nie brakuje, można gości posadzić przy stolikach. Jeśli jednak dysponujemy ograniczoną przestrzenią, do pomieszczenia wstawia się wysokie stoliki koktajlowe. Jeśli planujemy szwedzki stół, to jego obwód powinien wynosić ok. 35 m na 100 osób. Na przyjęciu stojącym na jedną osobę przeznacza się od ok. 0,6 mkw w górę. Przyjęcie zasiadane wymaga oczywiście znacznie więcej miejsca.

Etap 3: Przygotowanie oferty

Po wizji lokalnej firma cateringowa prezentuje zleceniodawcy dwie, trzy oferty. Następnie zleceniodawca analizuje je, z reguły może też wnieść poprawki i przedyskutować własne pomysły. Po wyborze ostatecznej wersji oferty, firma cateringowa przystępuje do realizacji projektu.

Etap 4: Realizacja

Realizację można podzielić na trzy fazy:

dostarczenie usługi: cężarówki przywożą na miejsce stoły, naczynia, sprzęt, okablowanie itp. Następnie przygotowuje się i nakrywa stoły, ustawia inne meble i sprzęty. Zwykle dowozi się również samo jedzenie, rzadziej (np. grill) przygotowuje się je na miejscu.

obsługa bieżąca: to przede wszystkim obsługa kelnerska. Podczas większych imprez kelnerzy dbają o porządek, zbierają brudne naczynia, dostawiają czyste, uzupełniają termosy i dzbany z napojami, sprawdzają czy nie brakuje cukru, pieczywa, sosów, czy nie trzeba dostawić kolejnego półmiska wędlin itp. Jeśli przyjęcie zorganizowane jest jedynie dla kilku gości, którzy np. omawiają podczas obiadu sprawy biznesowe, obecność kelnera może być krępująca. Wtedy firma jedynie dostarcza posiłek i nakrywa do stołu, a rolę kelnera przejmuje np. asystentka gospodarza.

sprzątanie: jest nieodzownym elementem usługi cateringowej. Oprócz porządkowania sali i zebrania wszystkich naczyń, które następnie są myte w siedzibie firmy, rolą firmy cateringowej jest także segregacja śmieci. Często jest to warunek uzyskania certyfikatu HACCP czy ISO. Po opróżnieniu worków na śmieci oddziela się plastik od papieru i innych substancji, a następnie przekazuje współpracującej firmie zajmującej się oczyszczaniem. Podczas takiej segregacji, ku uciesze gości, często znajduje się zagubione telefony, zegarki, długopisy, pierścionki i inne wartościowe przedmioty.