Wielkie ciężarówki z rozkładaną przyczepą kryjącą intrygujące wnętrze gromadzą wokół siebie spory tłumek. Wędrujące od stoku do stoku imprezy dla narciarzy. Cykl nadmorskich wydarzeń dla spacerowiczów. Czym właściwie jest roadshow i czy warto w niego zainwestować?

fot: playstationblogeurope

Roadshow kojarzy się zwykle z rozkładaną na środku deptaka przyczepą dużej ciężarówki. I słusznie, choć w definicji roadshow mieści się także np. cykl zimowych imprez odbywających się co kilka dni na różnych stokach narciarskich, jak również letnich plażowych eventów w kolejnych kurortach. Niemniej jednak duże samochody ciężarowe są w takiej koncepcji marketingowej kluczowe. Niezależnie od tego, czy ich rola ogranicza się do przewozu sprzętu, czy też są główną atrakcją imprezy – powinny być wykorzystywane jako forma dodatkowego brandingu wydarzenia i narzędzie skupiające uwagę audytorium.

Liczy się cel

Decyzja o ewentualnej inwestycji w trucka uzależniona jest od celów, jakie założył sobie marketer. – Truck jest skuteczny przy przedsięwzięciach gromadzących każdorazowo stosunkowo niewielką liczbę osób – mówi Robert Szulc, managing director agencji Boomerang. Na przykład celem ubiegłorocznego cyklu Tyskie Grand Tour było nie tylko budowanie wizerunku, ale także wygenerowanie określonego wolumenu sprzedaży. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie wielkość namiotów rozstawianych co kilka dni w różnych miastach. Nawet jeśli główną atrakcją roadshow są ciężarówki promocyjne, klienci rzadko decydują się na ich zakup. Oznacza to bowiem dodatkowe koszty późniejszego przechowywania i serwisowania. Koszt budowy trucka od podstaw, w zależności od stopnia skomplikowania zabudowy, to od 150 do 500 tys. zł.

Używaną ciężarówkę można kupić już za 80 tys. zł, dodatkowo jednak trzeba ponieść koszty zakupu naczepy (od 60 do 90 tys. zł). Do tego dochodzą koszty parkingów i przechowywania, ubezpieczenie, przeglądy serwisowe, podatki drogowe oraz pensja kierowcy – łącznie nawet do 15 tys. zł miesięcznie. Dlatego większą popularnością cieszy się wynajem trucków z ich adaptacją wedle indywidualnych potrzeb. Taką możliwość oferuje m.in. agencja Prowokator, Tequila\Polska czy Mobile Marketing. Po przygotowaniu projektu zabudowy trucka, a następnie ich akceptacji przez klienta, agencje te wykonują prace związane z ostateczną produkcją wyposażenia. Czas niezbędny do realizacji projektu to od dwóch do 12 tygodni, w zależności od stopnia skomplikowania zabudowy.

„Roadshow to koncepcja mobilnego wydarzenia marketingowego,
którego wyznacznikiem jest powtarzalność tego samego scenariusza
oraz zastosowanie jednakowej infrastruktury technicznej
we wszystkich lokalizacjach”

Marek Zioło, event producer agencji Tequila\Polska.

Niech na nią patrzą

Taka „uszyta na miarę” ciężarówka jest co prawda działaniem kosztownym, ale bardzo wizerunkowym. – Lśniący duży samochód z rozkładaną automatycznie przyczepą, odpowiednio oświetlony i z dobrym nagłośnieniem, jest atrakcją samą w sobie szczególnie dla młodej grupy docelowej – mówi Marek Zioło, event producer agencji marketing services Tequila\Polska. Nawet jeśli ciężarówki pełnią jedynie rolę środka transportu infrastruktury technicznej eventu, warto je obrandować. Wtedy przejazd kawalkady przez miasto będzie etapem budującym napięcie przed eventem.

fot. osowa24.pl

Uwaga na prawo

Samowystarczalność trucka, który wyposażyć można w agregaty prądotwórcze, zasobniki wodne, klimatyzację, ogrzewanie, aneksy kuchenne, zaplecza sanitarne itd, pozwala na przeprowadzenie eventu niemal wszędzie. Niemal, bo istnieje szereg ograniczeń prawnych związanych z przejazdem, postojem i samymi gabarytami samochodu. Ograniczenia najczęściej związane są z możliwością pozyskania odpowiedniej lokalizacji. Za dzierżawę terenu mogą być odpowiedzialne wydziały komunalne urzędów miast, zarządy dróg miejskich, gminy, firmy czy osoby prywatne. – Uzyskanie pozwoleń na przejazd i postój wiąże się z wniesieniem opłat, które w zależności od właściciela gruntu wynoszą od 500 zł do 5 tys. zł – twierdzi Anna Ufnal, managing partner agencji Prowokator.

„Na koszty składają się m.in.: wynajem lub zakup trucka, przygotowanie go do trasy, wynajem gruntu, zezwolenia, nagłośnienie akcji, ubezpieczenie, parkingi, winiety, a także wynagrodzenie, noclegi i wyżywienie osób pracujących przy trasie. Średni miesięczny koszt akcji to 100 – 150 tys. zł.”

Anna Ufnal, managing partner agencji Prowokator

Jeżeli dokumentacja imprezy przygotowana jest rzetelnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami przeciwpożarowymi i sanitarnymi, a w załączeniu znajduje się dokładny opis funkcjonalności ciężarówki, z uzyskaniem pozwoleń nie powinno być problemu. Proces ten w oficjalnym trybie zajmuje około miesiąca. Jeżeli event zgromadzić ma ponad 300 osób, podlega przepisom Ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych. Wówczas procedura otrzymania stosownych zezwoleń jest bardziej skomplikowana i dłuższa, wymaga też poniesienia dodatkowych kosztów zatrudnienia odpowiednich służb porządkowych i ratowniczych. Trzeba mieć na uwadze także ograniczenia związane z gabarytami promocyjnych trucków. Na przeszkodzie mogą stanąć przepisy ruchu drogowego (np. tonaż), wysokość wiaduktów czy częściowy zakaz poruszania się ciężarówek w niektórych województwach.

Najważniejsza logistyka

Wybierając lokalizacje kolejnych imprez, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na ich aspekty logistyczne – przede wszystkim na łatwość dojazdu infrastruktury oraz możliwość jej rozstawienia w ograniczonym czasie. Istotne są też rodzaj podłoża (teren musi być utwardzony) i możliwość podłączenia do mediów miejskich (taki prąd jest tańszy niż własne agregaty). Jeżeli plan imprezy przewiduje gastronomię, trzeba również zadbać o przyłącza bieżącej wody i kanalizację. Latem, w zależności od specyfiki promowanych produktów, warto wybrać miejscowości wypoczynkowe nad morzem, w górach i na Mazurach. W pozostałych miesiącach wybiera się najczęściej centra miast i parkingi przy centrach handlowych. Ciężarówka promocyjna może także z powodzeniem odwiedzić odbywające się aktualnie imprezy masowe.

fot. kursyfoto.szkolareklamy.edu.pl

Nagłośnienie przed

Roadshow powinien być komunikowany przy wykorzystaniu mediów ogólnokrajowych i lokalnych. – Kampanię ogólnopolską dobrze jest wesprzeć działaniami lokalnymi, skierowanymi bezpośrednio do społeczności znajdującej się w bliskim otoczeniu lokalizacji poszczególnych eventów – mówi Marek Zioło. W tym celu wykorzystać można zarówno tradycyjne jak i niestandardowe media lokalne: radio, telewizję, plakaty, ulotki, vlepki, airboardy. Nie do przecenienia są także działania z pogranicza marketingu mobilnego i ambient mediów. Odpowiednio ubrani promotorzy, zaopatrzeni w megafony, poruszający się pieszo bądź różnymi pojazdami po najbardziej ruchliwych punktach miast, z pewnością wzbudzą zainteresowanie.

Planując roadshow

Współpraca: Tequila\Polska

• Zaplanuj położenie punktów informacyjnych, gdzie udostępnisz regulamin imprezy
• Określ formy zabezpieczenia terenu – liczbę i rodzaj płotków grodzących, liczbę ochroniarzy
• Wynajmij pomieszczenia do odpoczynku dla osób z obsługi technicznej (kierowców, osób odpowiedzialnych za montaż i demontaż urządzeń i innych, którzy nie uczestniczą bezpośrednio w przebiegu scenariusza imprezy)
• Zorganizuj zaplecze eventu (magazyny, garderoby, pomieszczenia techniczne dla obsługi)
• Ustal dyżury elektryka i osoby odpowiedzialnej za zabezpieczenie przeciwpożarowe
• Zadbaj o oświetlenie techniczne terenu, zwłaszcza gdy montaż i demontaż urządzeń odbywa się w nocy
• Wykup polisę ubezpieczeniową (OC organizatora eventu oraz polisę dotyczącą następstw nieszczęśliwych wypadków)
• Zleć sprzątanie terenu zarówno podczas eventu jak i bezpośrednio po jego zakończeniu