Spotkanie integracyjne zorganizować można w miejscach bardzo różnych – w miastach i poza nimi, w hotelach i w plenerze, na morzu i na pustyni. Jednocześnie samo miejsce imprezy integracyjnej ma niebagatelne znaczenie. Jest jednym z kluczowych elementów wpływających na sukces imprezy i zadowolenie klienta.

fot. Randy Faris/Corbis

W wielu przypadkach wybór odpowiedniego miejsca stanowi połowę sukcesu w realizacji założeń projektu. Miejsce często „sprzedaje” całą imprezę – zachęca ludzi do wzięcia w niej udziału.

- Wielokrotnie we wspomnieniach uczestników pada najpierw określenie lokalizacji imprezy, czyli konkretnej miejscowości i hotelu, a dopiero potem wymieniane są atrakcje wchodzące w skład scenariusza – mówi Kamil Machnicki, project manager Rival Group.

Błędnie dobrane może jednak całkowicie pogrzebać imprezę – czy to z powodu złego położenia, czy sąsiedztwa, towarzystwa lub nieodpowiedniego standardu.

Ważna geografia

Po ustaleniu celów, jakim ma służyć wyjazd integracyjny, wybierana jest jego lokalizacja. Zdaniem Moniki Krusiewicz, PR & marketing managera InDreams, w Polsce największym powodzeniem cieszą się Mazury, góry i okolice Kazimierza Dolnego, głównie ze względu na zróżnicowanie terenu oraz szerokie możliwości realizacji atrakcyjnego programu. Przy krótszych imprezach firmy wybierają również miejsca położone bliżej swej siedziby, korzystając z hoteli położonych niedaleko miasta lub wręcz w samym mieście.

fot. Michael Pole

Wyjazd poza miasto

Dla osób pracujących na co dzień w głośnych i zatłoczonych aglomeracjach znacznie bardziej atrakcyjne są lokalizacje poza miastem. Cenią sobie sam kontakt z naturą, ciszę i spokój. – Należy jednak pamiętać, by pozamiejskie lokalizacje zapewniły uczestnikom wyjazdu odpowiedni poziom infrastruktury; możemy ograniczyć dostęp do internetu i TV, ale nie możemy zapomnieć o wygodnym noclegu, smacznych posiłkach i profesjonalnej obsłudze – mówi Krzysztof Michniewicz, general manager Incentive Concept Poland. Jeśli impreza ma się odbyć poza miastem, to należy mieć na uwadze łatwy i dogodny dojazd dla uczestników imprezy. Trzeba też przygotować się na ewentualność złych warunków atmosferycznych, zwłaszcza jeśli jest to impreza outdoorowa zorganizowana pod gołym niebem, co często ma miejsce w przypadku wyjazdów integracyjnych.

W aglomeracji

Z kolei miasto jest gwarantem dostępu do różnorodnej rozrywki, począwszy od teatrów, galerii, a kończąc na coraz bardziej modnych shoppingach. Organizując imprezę w mieście trzeba jednak być ostrożnym. – Mnogość ogólnodostępnych atrakcji poza miejscem spotkania może zepsuć efekt imprezy – mówi Wojciech M. Latek, współwłaściciel agencji Paprika. Hotel położony blisko rynku w Krakowie nie sprawdzi się więc jako baza imprezy integracyjnej, szczególnie dla młodych ludzi – wokół znajduje się zbyt wiele pokus, by oddzielić się od grupy.

Na wyłączność

Wybór miejsca zależy nie tylko od budżetu, ale też od pory roku, rangi spotkania, charakteru i wieku uczestników. Istotne jest, by nawiązywało do koncepcji imprezy integracyjnej. Np. imprezy dla top managementu organizowane są w prestiżowych, ale kameralnych miejscach takich jak zamki, stare dworki i stylowe wnętrza, w atrakcyjnej przyrodniczo okolicy, co nadaje im atmosferę wyjątkowości. – Warto dobierać miejsce tak, aby hotel lub ośrodek był na wyłączność danej grupy – mówi Kamil Machnicki. Dzięki temu bowiem goście nawet z dużych grup cieszą się z kameralnej atmosfery i czują, że są traktowani indywidualnie. Warto pamiętać, że podczas gdy na starszych pracownikach duże wrażenie robi miejsce jako takie (znane, oryginalne, ekskluzywne), to młodsi oczekują czegoś więcej i szybko szukają dalszych atrakcji. Dla nich miejsce musi wiązać się z programem.

fot. Jack Hollingsworth/Corbis

Rola samego hotelu

Jeśli chodzi o hotele, zazwyczaj pełnią one tylko rolę miejsca do organizacji imprezy integracyjnej z mniej lub bardziej wyszukaną infrastrukturą: basenem, plażą, kortami, boiskiem, salami konferencyjnymi itp. Zwykle nie zapewniają atrakcji same z siebie, lecz współpracują z agencjami, które na ich terenie i pod ich szyldem oferują klientom określone programy i atrakcje.

- Zauważalnym trendem na rynku jest stała współpraca hoteli z kilkoma solidnymi agencjami eventowymi, dzięki której pracownicy hotelu mają świadomość wysokich standardów obsługi gości, a zarazem nie muszą inwestować w utrzymanie sprzętu rekreacyjnego – mówi Kamil Machnicki. Jednocześnie zauważyć można tendencję do rozwijania zaplecza rekreacyjnego i relaksacyjnego hoteli. Obok basenów, saun i jacuzzi powstają centra SPA i Wellness, które okazują się świetną alternatywą w przypadku niepogody lub niechęci gości do udziału w innych zajęciach integracyjnych. Dobrze, jeśli w okolicy wybranego obiektu znajdują się atrakcje i ciekawe miejsca, które pozwolą zrealizować ciekawy program i uatrakcyjnią czas wolny.

Katarzyna Horwat

Miasto czy poza miastem?

Miasto:

Duże i dobrze wyposażone sale konferencyjne
Dobrze wykształcona kadra i doświadczona obsługa
Sprawne połączenia komunikacyjne
Duża rotacja gości
Brak klimatu i atmosfery miejsca
Duży wachlarz możliwości spędzania wolnego czasu poza hotelem

Poza miastem:

Atrakcyjne tereny rekreacyjne
Dobrze wyposażone zaplecze rekreacyjne
Ciepła i serdeczna atmosfera
Możliwość spędzenia wolnego czasu w plenerze
Walory regionalne (kuchnia, wystrój wnętrz itp.)
Słabsze połączenia komunikacyjne