Szkolenia, imprezy motywacyjne, konferencje i inne firmowe wyjazdy, trwające dłużej niż 24 godziny i obejmujące co najmniej dwie usługi, np. transport i nocleg, to w myśl prawa imprezy turystyczne. Jako takie objęte są ustawą o usługach turystycznych, wymagającą od organizatora wpisu do rejestru i regularnych opłat. Mało kto wie, jak niewiele w tym rejestrze agencji eventowych.

fot: maldivescomplete.com

Turystyka, w tym turystyka biznesowa, przez część osób postrzegana jest jako ważna dziedzina życia gospodarczego i społecznego. Dla innych to po prostu biznes i tym samym podlega regułom walki rynkowej o klienta. Metody tej walki bywają różne. SZależą nie tylko od doświadczenia życiowego i zawodowego, ale także od morale osób zarządzających firmami zajmującymi się organizacją wyjazdów firmowych i od ich postawy względem prawa. Specyfika usług turystycznych polega na tym, że najpierw kupujemy produkt a dopiero potem go oglądamy – dlatego tak ważne jest, by zabezpieczyć się przed ewentualnymi przykrymi niespodziankami.

Cicha zgoda klienta

Do momentu uchwalenia ustawy o usługach turystycznych, działalności tej branży nie regulowały żadne przepisy. – Choć od wejścia tej ustawy w życie mija właśnie 10 lat, nadal słyszymy o firmach działających z naruszeniem prawa, których funkcjonowanie odbywa się za cichym przyzwoleniem samych klientów – mówi Bożena Jaskulska, Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego. Przyzwolenie polega na tym, że klienci nie zawsze sprawdzają wiarogodność firmy, której chcą powierzyć swe pieniądze. Problemy, które mogłoby się wydawać, że dotyczą raczej wyjazdów prywatnych, stały się także udziałem rozwijającej się prężnie turystyki biznesowej, czyli imprez integracyjnych, wyjazdów motywacyjnych, kongresów itd. Ustawa bowiem nie robi różnicy między klientem prywatnym a korporacyjnym. Określa natomiast warunki świadczenia przez przedsiębiorców usług turystycznych na terytorium kraju i za granicą.

Kto jest turystą

Organizatorzy kongresów i konferencji uważają, iż ich działalność jest działalnością szkoleniowo – oświatową, a nie organizacją imprez turystycznych. Jednak jak przyjrzymy się ofertom szkoleniowym to łatwo zorientować się, iż jest to impreza turystyczna wzbogacona o elementy szkoleniowe – mówi Bożena Jaskulska. Jej zdaniem trzydniowy pobyt na Helu w Ośrodku Wypoczynkowym, gdzie 5 godzin dziennie odbywają się szkolenia zawodowe a pozostały czas poświęcony jest na rozrywkę, rekreację czy wypad za granicę , jest rodzajem turystyki znanym powszechnie pod nazwą incentive travel. Takie rozumowanie znajduje odzwierciedlenie w przepisach ustawy, w myśl których impreza turystyczna to co najmniej dwie usługi turystyczne (np. transport, nocleg, wyżywienie, wieczorna zabawa) tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną – pod warunkiem, że usługi te obejmują nocleg lub trwają ponad 24 godz. albo jeśli program przewiduje zmianę miejsca pobytu. Uczestnik dwudniowego wyjazdu firmowego jest w rozumieniu ustawy turystą – osobą, która podróżuje do innej miejscowości poza swym stałym miejscem zamieszkania na okres nieprzekraczający 12 mies., korzystającą z przynajmniej jednego noclegu i niemającą na celu podjęcia stałej pracy w odwiedzanej miejscowości. Organizowanie imprez turystycznych ustawa definiuje jako ich przygotowywanie lub oferowanie, a także realizację. Oznacza to, że przepisy powinny regulować m.in. działalność wielu agencji eventowych organizujących wyjazdy dla swych klientów.

Drogie miejsce w rejestrze

W myśl ustawy działalność gospodarcza w zakresie organizacji imprez czy pośredniczenia w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych wymaga uzyskania wpisu do rejestru organizatorów turystyki (rejestr ten dostępny jest pod adresem: http://turystyka.crz.mg.gov.pl/). Wpisanie do rejestru wymaga spełnienia szeregu warunków: przedsiębiorstwem takim musi kierować osoba niekarana o udokumentowanym doświadczeniu w zakresie organizacji lub pośrednictwa w organizacji imprez turystycznych (od dwóch do sześciu lat w zależności wykształcenia). Za dokonanie wpisu do rejestru wnieść trzeba opłatę skarbową (514 zł). Corocznie należy wykupić gwarancję bankową lub gwarancję ubezpieczeniową albo polisę OC organizatora turystyki. – Koszt takiego dokumentu, w zależności od zakresu terytorialnego i cen organizowanych imprez oraz liczby klientów obsługiwanych rocznie, waha się od 3,5 tys. dla wyjazdów organizowanych w kraju do kilkunastu tys. zł dla imprez zagranicznych – mówi Bożena Jaskulska.

Asekuracja

Firmy, które chcą być wiarygodnymi partnerami w turystyce biznesowej, muszą więc ponieść koszty, których nie mają firmy działające bez takiego wpisu. – Firma korzystająca z usług podmiotu, którego nie ma w rejestrze, naraża się na większe ryzyko – mówi Katarzyna Reguła, inspektor Wydziału Turystyki mazowieckiego Urzędu Marszałkowskiego. – W razie niezrealizowania imprezy bądź wypadku będzie mogła dochodzić odszkodowania wyłącznie na drodze sądowej; firma wpisana do rejestru posiada gwarancje ubezpieczeniowe, co pozwala w takim przypadku odzyskać choćby część pieniędzy z towarzystwa ubezpieczeniowego – dodaje. Jeśli np. podczas zagranicznej imprezy motywacyjnej zorganizowanej przez firmę spoza rejestru zdarzy się sytuacja kryzysowa (nieuczciwy lokalny kontrahent, bankructwo lokalnej linii lotniczej) podstawą ewentualnych roszczeń będzie tylko umowa cywilnoprawna. Jeśli jednak firma widnieje w rejestrze, marszałek danego województwa spienięża w banku jej polisę i pokrywa np. koszty powrotu uczestników wycieczki do kraju.

fot. performancepartnerships.org

Konsekwencje prawne

Takie zabezpieczenie jest istotne zwłaszcza w przypadku dużych grup, dalekich wyjazdów i wysokich budżetów. Niezależnie jednak od tych czynników pozostaje jeszcze kwestia faktur VAT i wrzucenia wydatków poniesionych na organizację imprezy w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Prawo wystawienia faktury tytułem impreza integracyjna dla pracowników przysługuje jedynie podmiotom wpisanym do rejestru i można wówczas wydarzenie zaliczyć do kosztów. Pod tym ogólnym hasłem kryją się takie wydatki jak nocleg, wyżywienie, alkohol, atrakcje, sauna itp., opodatkowane różną stawką VAT. Podmioty takie jak hotele wystawiają więc faktury detaliczne, by wyszczególnić poszczególne pozycje. Takiej faktury nie można jednak w całości wrzucić w koszty – zgodnie z nowym brzmieniem ustawy o kosztach reprezentacji i reklamy np. alkohol nie jest kosztem. Z kolei podmioty organizujące imprezy bez wpisu do rejestru, czyli agencje reklamowe czy PR, muszą ratować się zmianą nazewnictwa na fakturze. – Tak długo jak na fakturze wpisujemy organizację konferencji czy inne usługi marketingowe, nie musimy mieć wpisu do ewidencji – mówi Julian Kozankiewicz, managing partner agencji experiential marketingu EmLab. Przed podpisaniem umowy warto skontaktować się z pracownikiem urzędu skarbowego, by upewnić się, że poniesione nakłady pod podanym na fakturze tytułem będzie można wpisać w koszty.

Rejs bez kapitana

Ustawa nakłąda również na organizatora imprezy obowiązek zapewnienia pilota wycieczek, który powinien znajdować się w autobusie czy na pokładzie samolotu wraz z uczestnikami wyjazdu. W ustawie znajduje się zapis, że obecność pilota jest konieczna, pod warunkiem że umowa nie stanowi inaczej. – Jeśli więc organizator nie zamierza korzystać z usług pilota, może zamieścić stosowny zapis w umowie, np. że zamiast pilota opiekę zapewniać będzie pracownik danej agencji – mówi Katarzyna Reguła. Takie postępowanie potępia jednak Arkadiusz Nowak, commercial and executive director firmy Nowak Adventure. – Wyjazd bez pilota to jak rejs statkiem bez kapitana – mówi. Jego zdaniem z obecności pilota nie warto rezygnować. – Pilot zna zasady postępowania w razie wypadku, wie, jak zabezpieczyć autobus, kogo wezwać i w jakiej kolejności. Skąd ma to wiedzieć przerażony pracownik agencji sprawujący opiekę nad uczestnikami wyjazdu?”

Wąsko czy szeroko?

Ustawa budzi kontrowersje nawet wśród przedsiębiorców, których firmy widnieją w rejestrze. – Obawiam się, że jest to martwy przepis i raczej należałoby się zastanowić nad zmianą tego prawa, bo nikt go nie przestrzega ani żaden urząd nie egzekwuje – mówi Wojciech M. Latek, współwłaściciel agencji Paprika Incentive & Event Company. Rodzi się pytanie, czy lepiej korzystać z usług wąsko specjalizujących się firm wpisanych do rejestru czy z usług agencji reklamowych czy PR, organizujących wyjazdy firmowe przy okazji pozostałych działań takich jak ATL czy BTL. Za tymi pierwszymi przemawia bezpieczeństwo i doświadczenie, za drugimi – wygoda i cena. Oczywiście nie można powiedzieć, że agencje te realizują wyjazdy niezgodnie z prawem czy nie oferują klientowi ubezpieczenia. Jak zapewnia Krzysztof Gawrych, dyrektor zarządzający Jet Events, mimo braku wpisu do rejestru jego firma ma wszelkie pozwolenia potrzebne do organizacji wyjazdów firmowych – wszak czuwa nad tym sztab prawników. Podobnego zdania jest Julian Kozankiewicz. – Firmy widniejące w rejestrze organizatorów i pośredników turystyki 90 proc. swej działalności opierają na tego typu czynnościach; w przypadku takich firm jak nasza jest to maksymalnie 10, może nawet 5 proc. Taki wpis nie jest nam niezbędny; w łatwy sposób można pracować bez niego – mówi Kozankiewicz.

Centralna Ewidencja Organizatorów i Pośredników Turystycznych istnieje, a Ustawa o usługach turystycznych reguluje działalność polskich podmiotów gospodarczych tak samo jak pozostałe przepisy prawa. Firmy mogą ją obejść, pozostając jednocześnie w zgodzie z prawem, jednak chodzi o to, by wybór partnera do organizacji wyjazdu był wyborem świadomym, wynikającym nie z niewiedzy marketera, ale z rzetelnej analizy plusów i minusów powierzenia budżetu tej, a nie innej firmie.

Centralna Ewidencja Organizatorów i Pośredników Turystycznych

zwana w skrócie rejestrem znajduje się w Centrum Informacji Społeczno-Gospodarczej Ministerstwa Gospodarki pod adresem: http://turystyka.crz.mg.gov.pl.

W wyszukiwarce dostępnej na tej stronie można wpisać nazwę firmy i sprawdzić, czy znajduje się w rejestrze oraz oraz jaki jest jej aktualny status. Dostępne informacje to m.in. data wpisu do rejestru, zakres działalności, a także typ, suma i data upływu gwarancji.