Piknik jest świetnym sposobem prezentacji produktu, działaniem wizerunkowym czy po prostu okazją do bliskiego spotkania z konsumentem. Pod warunkiem dobrej organizacji i odpowiedniej oprawy medialnej, zapewnia duży zasięg działania w stosunku do zaangażowanych środków finansowych.

fot. eventsolutions.com

Piknik to czas spędzony wspólnie z konsumentami, klientami bądź pracownikami firmy w luźnej, niezobowiązującej atmosferze. Pozwala spotkać się z nimi z dala od sklepowych półek i bezpośrednio zaprezentować im produkt, a przy tym uzyskać feedback na jego temat. Impreza plenerowa daje także możliwość prezentacji firmy i jej filozofii. Organizowana często we współpracy z partnerami i przy wsparciu medialnym jest także szansą promocji, która nie jest kojarzona przez konsumentów z reklamowaniem się.

Dobry moment

Idealną okazją do organizacji pikników są wielkie chwile w życiu firmy, takie jak jubileusz czy duży sukces rynkowy. Jest to także dobry sposób oswojenia pracowników firmy ze zmianą siedziby, kultury organizacyjnej czy z połączeniem z inną firmą. Impreza plenerowa może także stać się tradycją – np. coroczny piknik z okazji dnia dziecka, organizowany w danym mieście przez producenta dziecięcej odzieży. Ważne, by łączyła się ściśle ze strategią firmy. – Pikników, w przeciwieństwie do niektórych typów imprez integracyjnych, nie organizuje się w trudnych dla firmy momentach – mówi Przemysław Maciążek, PR manager Rival Group. Ich formuła kłóci się bowiem z niemiłą atmosferą wewnątrz firmy i z reguły nie daje możliwości jej przezwyciężenia.

Kameralnie czy masowo?

Podstawowe pytanie, jakie trzeba sobie zadać organizując imprezę plenerową, dotyczy przewidywanej liczby osób. Impreza rekreacyjna na wolnym powietrzu, przewidziana dla mniej niż tysiąca osób, nie podlega przepisom Ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych. Nie ma wtedy potrzeby uzyskania zgody od zarządu miasta. Jeśli jednak przewiduje się powyżej tysiąca uczestników pikniku, impreza wymaga już uzyskania zezwoleń. Organizator musi zadbać o ochronę – 10 ochroniarzy na pierwsze 300 osób i po jednym ochroniarzu na każde następne 100 osób. Na 28 dni przed piknikiem trzeba złożyć prośbę o wydanie opinii do straży pożarnej, policji, sanepidu i zakładów opieki zdrowotnej. Zestaw tych dokumentów oraz zgodę właściciela terenu, na którym odbyć się ma impreza, najpóźniej 14 dni przed wydarzeniem trzeba przedłożyć władzom miasta. Trzeba też mieć na uwadze zakaz sprzedaży i spożycia alkoholu podczas imprez masowych. Jeżeli jednak organizator przewiduje alkohol, musi wyodrębnić strefę jego sprzedaży i zaznaczyć wyraźnie, że spożywanie alkoholu może odbywać się wyłącznie w tej strefie.

Z dala od codzienności

fot. fever.pl

Zdecydowana większość pikników firmowych, czyli organizowanych dla pracowników, klientów biznesowych, partnerów i ich rodzin, ma miejsce poza miastem – na łonie przyrody, na dziedzińcach zamków, w skansenach, na płytach lotnisk itp. W wyjątkowych przypadkach, jak np. chęć pokazania nowej siedziby, piknik można zorganizować także w bezpośrednim sąsiedztwie firmy.

Jeśli impreza skierowana jest do szerokiego grona konsumentów i ma się odbyć w mieście, dobrze sprawdzają się rynki i ogólnodostępne parki. Miejsca takie, poza walorami estetycznymi, są zwyczajowymi miejscami weekendowego odpoczynku i spacerów, dzięki czemu można liczyć na wyższą frekwencję. Dobre podłoże zapewniają również murawy boisk.

- Takie podłoże zapewnia stabilną powierzchnię dla sprzętu, a dla uczestników jest dość bezpieczną nawierzchnią, bo trudniej o stłuczenia w przypadku upadków – twierdzi Magda Paplińska, project executive w agencji EMLab. Na atmosferę dodatnio wpłynie organizacja pikniku nad wodą, która tworzy dodatkowy efekt akustyczny i zapewnia miły dla oka element scenografii. W takim przypadku warto zabezpieczyć brzeg zbiornika wodnego, aby zapobiec ewentualnym wypadkom.

Sprawdź miejsce

Sama impreza powinna być poprzedzona wizją lokalną, przeprowadzoną w miejscu eventu około 2 miesięcy wcześniej. Pozwala ona bezpośrednio zweryfikować lokalizację i możliwość realizacji wszystkich zaplanowanych aktywności. Ponadto umożliwia bezpośredni kontakt z ewentualnymi dostawcami usług (np. catering), co usprawni późniejsze kontakty, z racji odległości ograniczające się często do telefonu czy maila.

Przygotuj zaplecze

Niezależnie od rodzaju pikniku, istotne jest zorganizowanie imprezy w dobrze skomunikowanym miejscu. Powinny więc być wygodne drogi dojazdowe czy komunikacja miejska, parkingi lub miejsce na zaaranżowanie parkingu. Sam montaż sprzętu przeprowadza się zwykle z samego rana w dniu imprezy. Przemawiają za tym zarówno względy finansowe, jak i bezpieczeństwo urządzeń. Jeśli poranny montaż nie jest możliwy, trzeba zapewnić ochronę terenu na noc, aby zapobiec zniszczeniu aranżacji. Bardzo istotny jest dostęp do energii (przyłącze lub agregaty) i zaplecza sanitarnego, czyli przede wszystkim toalet. Jeśli lokalizacja ich nie posiada, trzeba wypożyczyć przenośne toalety.

W przypadku gdy impreza ma toczyć się również po zmroku, warto zaopatrzyć się także w dodatkowe oświetlenie. Należy także pamiętać o garderobach dla artystów. Istotnym, choć nie zawsze koniecznym elementem scenografii są siedziska. – Bez względu na charakter pikniku, warto przygotować kilka siedzisk dla osób niepełnosprawnych, które może będą chciały skorzystać z chwili odpoczynku – mówi Magda Paplińska. Dobrze też przewidzieć miejsce na dodatkowy namiot dla organizatora, w którym można będzie zgłaszać ewentualne problemy – np. zagubione dziecko.

Atrakcje

Planując atrakcje, należy dokładnie określić i opisać grupę docelową. Taki zabieg pomoże sprecyzować wymagania odbiorcy i odpowiednio dobrać aktywności. W przypadku pikników, w których będą brały udział całe rodziny, warto zadbać o interesujące zabawy dla dzieci: malowanie buziek, konkursy, animacje. Można też wynająć tzw. dmuchańce, np. zamek czy zjeżdżalnię. – Rozbawione dzieci najlepiej zatrzymają rodziców na naszym stoisku promocyjnym czy imprezie – mówi Magda Paplińska. Nieodłącznym elementem pikniku jest zespół muzyczny lub gwiazda, w zależności od budżetu organizatora. Dobrze sprawdzają się także kabarety i pokazy taneczne lub iluzoryczne.

Ważny jest również sam prowadzący, który spina przedsięwzięcie w całość i nadaje mu odpowiedni klimat. Musi być energetyczny i umieć zachęcić zebranych do udziału w zabawach i konkursach. Te z kolei powinny oferować ludziom przede wszystkim rozrywkę, bo sympatyczna zabawa jest często cenniejsza niż same nagrody.

Zdaniem Przemysława Maciążka, kluczem do zapewnienia gościom dobrej zabawy jest perfekcyjna organizacja i dbałość o szczegóły. – Rodzaj atrakcji ma znaczenie drugorzędne, bo nawet największa gwiazda i najbardziej kolorowy plac zabaw dla dzieci nie przysłonią chaosu i prowizorycznych rozwiązań organizacyjnych – twierdzi Maciążek. Warto pamiętać, że w pikniku biorą zwykle udział całe rodziny. Zadaniem organizatorów jest więc zapewnienie uczestnikom możliwie komfortowych warunków do wypoczynku i relaksu, minimalizując liczbę potencjalnych sytuacji stresogennych.

A jeśli pada?

Pogodę trudno przewidzieć – może się zdarzyć, że mimo prognozowanego słońca zaskoczy nas deszcz. Dlatego oczywiście dobrze jest przygotować namioty halowe z odpowiednią liczbą ławostołów. – Zawsze przy wysokich temperaturach można zrezygnować z boków, a w razie deszczu jesteśmy bezpieczni – mówi Łukasz Malecki z S-Grupy. Można także przygotować namioty, w których będą odbywać się animacje. Jednak w przypadku większych imprez namioty nie pomogą – nie pomieszczą wszystkich. Dlatego, jak twierdzi Magda Paplińska, ważne jest zapewnienie na tyle atrakcyjnych wydarzeń, by ludzie pozostali mimo niesprzyjającej pogody i uczestniczyli w imprezie, stojąc pod parasolkami.

zapiskijerzego.blogspot.com

Z innymi łatwiej

Często rozsądnym rozwiązaniem jest organizowanie pikniku wespół z inną firmą, np. w ramach obchodów lokalnego święta czy imprez cyklicznych. Można wtedy liczyć na dodatkowe wsparcie medialne i PR. Współorganizowanie imprez z miastem czy różnego typu instytucjami dodatkowo wpłynie na prestiż imprezy, tak jak w przypadku Pikniku Naukowego Radia Bis. Może też ułatwić pozyskanie sponsorów.

Sponsorzy

Jeśli chodzi o ekspozycję tych ostatnich, to, zdaniem Grzegorza Szczuki z Kombinatu Artystycznego, w przypadku imprez plenerowych stosuje się większe i prostsze nośniki. Daje to gwarancję przyswojenia komunikatu przez dużą liczbę odbiorców. W plenerze wykorzystuje się zatem telebimy lub diody, wizualizację banerową, wydruki na siatkach wielkoformatowych, systemy reklamowych materiałów dmuchanych. Zwykle sponsor otrzymuje także stoisko na imprezie, pojawia się również na materiałach drukowanych i mediach. Zdarza się, że uczestnicy mylą sponsorów z samym organizatorem imprezy. Taka sytuacja może mieć miejsce szczególnie w przypadkach, gdy piknik sponsorowany jest przez któryś ze znanych browarów. Często taki sponsor ma większą powierzchnię reklamową niż organizator, głównie za sprawą parasoli w ogródkach piwnych. Jak twierdzi Przemysław Maciążek, dobrym rozwiązaniem jest wtedy skupienie ogródków w jednym miejscu, tak aby nie wchodziły w kadr kamer i aparatów fotoreporterskich. – Należy też zadbać, by ich logo nie pojawiało się w innych miejscach – dodaje Maciążek.

A koszty?

Największą część budżetu pochłania produkcja gadżetów czy namiotów promocyjnych, logistyka i obsługa. – W zależności od rangi zaangażowanego artysty, koszt pikniku to od 60 tys. zł w górę – twierdzi Magda Paplińska.
Choć górnej granicy kosztów nie sposób określić, to piknik jako forma promocji zapewnia duży zasięg działania w stosunku do zaangażowanych środków finansowych. Oczywiście pod warunkiem dobrej organizacji i odpowiedniej oprawy medialnej.